Zasady dofinansowania projektu określa umowa dotacji. Gwarantuje ona, że w budżecie programu zostały zarezerwowane dla Ciebie środki. Teraz czeka Cię najważniejszy etap, czyli realizacja i rozliczenie projektu. Błędy na tym etapie mogą kosztować utratę części, a nawet całości uzyskanego wsparcia. Poznaj zasady dokumentowania wydatków i rozliczania dotacji.

Wypłata dotacji

Dotacja może być wypłacana jednorazowo lub w częściach. Można ją otrzymać w formie refundacji już poniesionych wydatków albo w postaci zaliczki (czyli przed dokonaniem wydatków).

Refundacja - dofinansowanie przekazywane jest na rachunek bankowy wskazany przez Beneficjenta w umowie/decyzji. Rachunek ten może być rachunkiem bieżącym Beneficjenta, nie jest wymagane wyodrębnianie rachunku do obsługi projektu.

Zaliczka - Dofinansowanie przekazywane jest także na rachunek bankowy wskazany przez Beneficjenta w umowie/decyzji, jednakże musi to być rachunek wyodrębniony do obsługi projektu.

Beneficjent ma możliwość dokonywania płatności na kilka sposobów:

-      Płatność z rachunku wyodrębnionego całości faktury po zasileniu rachunku odpowiednią kwotą wkładu własnego,

-      Płatność z innych rachunków Beneficjenta a następnie refundacja z rachunku wyodrębnionego kwoty odpowiadającej dofinansowaniu do faktury,

-      Osobna płatność części faktury z rachunku wyodrębnionego kwoty odpowiadającej dofinansowaniu do faktury a wkładu własnego z innych rachunków Beneficjenta,

W projektach typu „lider + partnerzy” wskazane byłoby, żeby płatności dokonywane były z jednego rachunku bankowego wyodrębnionego na potrzeby projektu wskazanego w umowie o dofinansowanie w przypadku lidera oraz z rachunków bankowych utworzonych tylko na potrzeby realizacji projektu u każdego z partnerów. Taki sposób realizacji projektu byłby bardzo czytelny i przejrzysty w dokumentowaniu i rozliczaniu płatności ściśle związanych z projektem.

Beneficjent ma obowiązek przedstawić jako załącznik do wniosku o płatność wyciąg z rachunku bankowego z którego dokonywano płatności w ramach projektu, co może prowadzić do konieczności udostępniania IZ RPO danych dotyczących przelewów niezwiązanych z realizowanym projektem. W związku z tym zaleca się aby płatności w ramach projektu były dokonywane z jednego rachunku bankowego, wyodrębnionego do obsługi projektu.

Rozliczenie końcowe

Końcowe rozliczenie projektu następuje wraz ze złożeniem wniosku o płatność końcową po zrealizowaniu wszystkich planowanych w projekcie działań i pokryciu ich kosztów. W dokumencie tym przedstawiasz ostatnie wydatki , które nie znalazły się w dotychczas złożonych wnioskach o płatność a system SL2020 podsumowuje rzeczywiście poniesione wydatki, w podziale na wkład własny i dofinansowanie.  Na tej podstawie otrzymujesz ostatnią transzę dofinansowania lub dokonujesz zwrotu nadpłaconych środków.

Rozliczeniu końcowemu zawsze towarzyszy kontrola projektu. Weryfikowane jest, czy wszystkie działania zostały rzeczywiście zrealizowane, a koszty prawidłowo poniesione. Błędy lub braki mogą skutkować redukcją, a w skrajnych przypadkach cofnięciem dofinansowania.